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提高企业档案编研工作水平路径探析

来源:八达娱乐 | 时间:2018-12-12

  企业档案编研工作是档案管理的一项基础性工作,是档案信息资源开发利用的一种重要形式,也是为企业提供决策参考的重要手段。做好企业档案的编研工作,实现档案管理工作的深层价值,把档案信息转化成生产力,对企业的生产经营和发展具有长远意义。

  档案编研是深层次开发档案信息的一个重要途径,是将档案服务方式由零散转为系统,由被动转为主动,由提供档案原件的低层次服务向提供综合信息的高层次服务转变的重要途径。

  档案编研有助于提高档案利用效率。档案资料因年份、分类不同,比较分散,不利于搜索查找,也影响效益的发挥。全面开展档案编研工作可以更科学、系统、集中地对档案资料进行梳理,可以在数量巨大的档案资料中及时、迅速、准确地提供多种形式的编研资料为借阅者服务。

  档案编研有助于档案原始资料的保护。档案由于产生的年代不同、载体不同、保存的方式方法不同,所以大部分为孤本。在开展利用服务时,如果直接提供原件,容易造成原件破损,影响档案的使用寿命,而把档案资料制作成编研材料提供给借阅者使用,既可满足永久性利用需要,也达到了延长档案资料寿命的目的。

  档案编研有助于促进档案综合效益的发挥。通过编研工作向企业提供编研成果,使广大借阅者能够直接看到档案的价值,加深对档案资料和档案工作的了解。同时,档案编研成果具有存史、资政、育人功能,能直接服务于企业各项事业,是档案文化建设的重要抓手,是档案信息资源开发利用的重要手段,是拓展档案服务功能的有效途径,对挖掘企业文化内涵具有重要作用。

  要将编研工作与企业中心工作有机结合。搞好档案编研工作必须围绕中心、服务大局,要符合企业发展需要,围绕企业重大社会活动等进行选题。因此,企业档案编研工作要找准服务的切入点,使编研工作真正在企业发展中发挥作用。一是档案编研工作者要树立主动服务意识,掌握企业发展动向,认真研究企业在生产经营过程中对档案的需求,特别是对企业重大活动的编研,要提前做好课题论证和工作计划,最大限度地挖掘档案信息资源,准确提供信息资料,积极主动地为领导决策服务,发挥参谋作用。二是抓好企业主要领导同志公务活动的档案资料汇编工作。通过灵活的工作方式、多样的渠道,收集企业主要领导同志开展公务活动档案资料,定期编辑结集,全面记录企业领导班子在推动企业和地方经济发展中做出的积极贡献。

  要将编研工作与档案征集工作有机结合。档案资料的征集是档案形成的基础、利用的基础。因此,要以编研促征集,以征集带编研。一要结合编研选题,扩大征集范围,积极征集档案室外资料,弥补室藏的不足,使编研成果更完整、更系统、更权威。二要扩大征集类别,除做好基础档案资料收集外,还要深挖音像档案、人物档案、图书档案、电子档案、重大活动档案等各方面资源,使档案室成为名副其实的综合性资料馆。

  要将编研工作与现代科学技术有机结合。一要借助先进的计算机网络技术,通过计算机、扫描仪、大型存储器等设备,变静态的档案编研信息为动态的档案编研信息,使档案资料可以随时进行完善补充,从而变被动为主动,充分实现档案价值。二要采取内部挖掘与实时调查相结合的方法,充分利用网络信息资源,借助网络实时信息资料,补充已有档案资料的不足,使档案编研资料既具有系统性又具有时效性、延续性,充分满足借阅者利用档案信息和及时获取新信息的双重需求。

  要壮大档案编研人才队伍。开展档案编研工作很容易形成闭门造车的僵化模式。要打破传统只依靠档案管理员编研档案的做法,在技术力量上采取“内主外助”的做法。“内主”即在充分发挥档案管理人员专业特长的基础上,将编研课题涉及的专业部门人员、相关负责人等都纳入编研队伍中,从而弥补一些专题编研资料不足的缺陷。“外助”即聘请有深厚文字功底和企业历史文化知识的专业人士或退休老同志来担任编研的具体工作或开展各种档案编研交流活动,以此壮大档案编研的人才队伍,更深入地开发专业性较强、有企业特色的档案信息资源,走一条多渠道、多形式的编研工作新路子。

  要拓宽档案编研成果展现形式。时代发展对档案编研的广度和深度提出了更高要求,也对档案编研者的综合素质提出更高要求。例如在表达形式上,除了我们常见的文字形式,还可以扩展到图形形式、数据形式、声像形式等模式;在加工层次上可以向第二层次的大事记、组织机构沿革、基础数字汇编、其他简介类档案编研成果和第三层次的专业手册、年鉴、调研分析报告等方向发展;在体裁特征上,可增加文摘、索引、简介、综合调研材料和史志等若干种体裁,不断提高档案编研工作的质量和效益。

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