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厦门市关于做好社会保险档案管理工作的通知

来源:八达娱乐 | 时间:2018-11-21

  【摘要】社保档案是以电子档案为主,以纸质档案为辅,适应当前信息化发展需要的新型社保档案管理模式。各基层局应认真对照本社保档案管理实施意见,做好本单位社保纸质档案收集、整理、装订、归档和移交工作,切实做到社保档

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  为进一步推进社保档案管理的科学化、规范化、制度化、信息化,依据人力资源社会保障部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定(试行)》(第3号令),厦门市档案局、厦门市人力资源社会保障局、厦门市地方税务局于2011年6月19日联合印发了《厦门市社会保险业务档案管理暂行办法》(厦档[2011]39号,以下简称《暂行办法》)。为贯彻落实《暂行办法》的要求,从我市社会保险费征缴模式的实际出发,现就全市地税系统做好社会保险档案管理有关工作通知如下,请遵照执行。

  社保档案是以电子档案为主,以纸质档案为辅,适应当前信息化发展需要的新型社保档案管理模式。各基层局应认真对照本社保档案管理实施意见,做好本单位社保纸质档案收集、整理、装订、归档和移交工作,切实做到社保档案的完整性与真实性。

  社保档案依据业务分类和保管期限确定为:社保管征档案、社保柜台档案、社保稽查档案三类。

  社保管征档案是指各基层局税务管理员在办理社保费延期缴费、缴费评估、举报投诉案件等业务中形成的纸质材料,以及社保登记、变更、注销中形成的纸质材料。

  社保柜台档案是指各基层局社保柜台受理参保、停保、帐目处理、年度申报等具体社保业务过程中形成的纸质材料,柜台档案的管理遵循“谁受理,谁归集”的原则。

  社保稽查档案是指各稽查局直接处理的社保举报投诉、稽查案件形成的纸质材料。

  各基层局要严格依照《厦门市社会保险业务文件材料归档范围和保管期限表(地税部分)》的要求进行社保档案收集、整理,不得随意调整。如因政策或业务调整等原因,由市局统一发布调整范围。

  (一)社保管征档案与税务户管资料应分别整理、一起归集、社保档案永久保存。社保管征档案整理以户为单位,按类归集,按年装订,管征档案资料少的,可每5年合并归档。

  (二)社保柜台档案整理以受理部门为单位,以业务经办人员或业务类型为顺序,按时整理,按日归集,按月装订,按年归档。社保柜台档案纸质材料,可暂不编制卷内目录。

  各基层局要按照《厦门市社会保险业务档案整理规程》、《厦门市社会保险业务文件材料归档范围和保管期限表(地税部分)》要求,对社保档案进行整理,装订、归档。档案室应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、编号、入库保管。

  社保柜台档案的整理、归集可采取两种方式:一是以“受理时间”为序进行整理,并按“社会保险管理类别”装订;另一是以“业务类别”为序归类整理,并按以下业务类别分类装订。

  各基层局要依照政府信息公开条例,做好社会保险档案的借阅工作,为参保单位及个人提供社保档案查询。

  (一)社会保险纸质档案日常调阅查询。参保单位或参保个人填写《厦门市地税局政府信息公开申请表》报各基层局规费征收管理部门审批,方可调阅。其他单位及个人无权调阅他单位或他人的社会保险业务纸质档案。

  (二)社会保险纸质档案执法调阅查询。执法部门因公需要查阅社会保险纸质档案的,由执法单位填写《厦门市地税局政府信息公开申请表》,报各基层局分管领导审批后,方可调阅。

  社保电子档案的归集整理工作由信息技术分局统一负责,按电子档案管理的要求,定期做好备份、并按规定将备份的社保电子档案进行移交。

  (一)各基层局应在每年6月底前,将上一年度保管期限为永久、100年、50年的社保档案目录,以电子数据(即《社会保险业务档案案卷目录》)报送到市局规费征收管理处。

  (二)各基层局要依据《暂行办法》及以上通知要求,建立和健全社保档案室,配备专兼职档案人员,并保持档案人员的相对稳定。

  (三)各基层局要加强领导,高度重视社保档案管理工作,市局规费处将不定期对社保档案的管理工作实施抽检,并将社保档案管理工作纳入绩效考核之中。

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